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Cómo crear una plantilla en Word

Si con frecuencia creas documentos para impresión que presentan el mismo formato, pero no siempre el mismo contenido, como, por ejemplo, cartas, facturas y formularios que deben seguir un mismo patrón, la mejor opción para ahorrar mucho tiempo es automatizar el proceso. Esto se logra con esta guía rápida de cómo crear una plantilla en Word y así poder contar con los mejores diseños de plantillas.

¿Por qué una plantilla en Word? Porque al hacer plantillas en Word puedes usarlas para generar nuevos documentos a partir de ellas. Esos documentos nuevos contienen todo el texto, imágenes y otro contenido que tiene la plantilla. Además, también cuentan con las mismas configuraciones de diseño de página, márgenes, secciones y estilos que la plantilla.

Para aquellos que no están familiarizados con cómo crear una plantilla en Word ni con el diseño de plantillas, esta plantilla puede abrirse tantas veces como desees. Cada vez que crees una nueva copia para un nuevo documento, el archivo creado se guarda como un tipo de archivo de Word estándar (por ejemplo, .docx).

Cómo crear una plantilla en Word por primera vez

 

Lo primero que querrás hacer para crear una plantilla en Word es diseñar tu documento de la manera en que quieras que aparezca en la sección nuevos documentos. Elimina el texto (y las imágenes, y así sucesivamente) hasta quedarse con lo que quieres que aparezca en los nuevos documentos. Una vez hecho esto, configura el diseño de la página (márgenes, secciones, columnas, etc.), así como el formato y los estilos que desees utilizar.

crear plantilla en word

El diseño de la página es fundamental. Al momento de la impresión de plantillas, el resultado obtenido dependerá de la configuración previa. Por eso, es importante tener en cuenta que hay una serie de datos que debemos considerar, como los márgenes de corte.

Una vez que tengas el documento base tal cual lo quieres, es hora de guardarlo como plantilla. Abre el menú “Archivo” y luego haz clic en el comando “Guardar como”. Una vez ahí, debes seleccionar la carpeta en la que quieres guardar el documento.

Luego, después de escribir un nombre para tu plantilla de impresión, abre el menú desplegable debajo del campo de nombre y luego elige la opción “Plantilla de Word (*.dotx)”. Haz clic en el botón “Guardar”. Una vez hecho esto, ya habrás creado y almacenado una plantilla personalizada en Word. De hecho, esta es la manera más sencilla de crear plantillas.

Cómo crear una plantilla en Word puede convertirse en un proceso largo si no tienes claro qué deseas incluir en ella, una buena idea antes de crear la plantilla en Word es establecer una lista de detalles que desees incluir la misma. De hecho, el tiempo que dediques a la planificación te ahorrará más tiempo a largo plazo. Esta lista puede incluir consejos para saber bien cómo crear una plantilla en Word:

  • Incluir cualquier texto que deba aparecer por defecto en el documento creado a partir de esa plantilla en Word.
  • Establecer el formato, como columnas, márgenes de corte, tabulaciones, notas al final, notas al pie, etc.
  • Es posible que desees utilizar macros, con lo cual, debes establecerlos para este documento.
  • Para las letras, es funcional insertar un campo de fecha que se actualizará automáticamente cada vez que se abra la plantilla.
  • También para cartas, es importante incluir tu dirección e información de contacto de manera predeterminada.
  • Usa campos o autotexto para obtener información que puede cambiar pero que siempre contendrá el mismo tipo de información, como, por ejemplo, números de página, título del documento, ruta del archivo, etc. Este tipo de información se encuentra a menudo en encabezados y pies de página.
  • Si tu documento contiene secciones con diferente formato, puedes usar texto de marcador de posición descriptivo, como título, que puede escribir sobre la copia creada a partir de la plantilla. De esta manera, tendrás el formato específico para esa sección al crear una plantilla en Word.

Cómo crear un nuevo documento basado en una plantilla de Word

Cuando crees una plantilla en Word, y una vez que hayas guardado tu plantilla personalizada, puedes crear nuevos documentos basados en ella. La forma más fácil de hacerlo es simplemente iniciando Word.

La pantalla inicial muestra una serie de plantillas destacadas que están integradas, o que se pueden descargar. En la parte superior de la ventana, haz clic en el enlace “Personal” para mostrar la plantilla en Word personalizada. Luego, todo lo que tienes que hacer es hacer clic en la plantilla que deseas y Word creará un nuevo documento basado en ella.

hacer plantillas

De forma predeterminada, Word guarda plantillas en Documentos\Plantillas de Office personalizadas, donde aparecerán junto a las plantillas que crees en cualquier otra aplicación de Office. Esto es algo que debes tener en cuenta a la hora de saber cómo crear una plantilla en Word.

Sin embargo, cuando guardas una plantilla de Word en una ubicación diferente, puede ser que no te aparezca en la pantalla de inicio, pero puedes abrirla desde la ubicación en la que se encuentre haciendo doble clic en el archivo creado previamente. También puedes abrir la plantilla en Word para editarla, para ello, haz clic con el botón derecho en el archivo y luego selecciona el comando “Abrir” en el menú contextual.

En definitiva, las plantillas de impresión hechas con Word son funcionalmente muy parecidas a los documentos de Word normales. La gran diferencia radica en cómo Word maneja esos archivos, lo que facilita la creación de nuevos documentos basados en ellos. Si cumples con todo este procedimiento, sabrás cómo crear una plantilla en Word de manera fácil y rápida.